「上司からの返事が遅い・・・もうすぐ締め切りなのにな・・・」
「前回送ったメールから5日も経った・・・催促しないと！」
上司とメールでやりとりをしていて返事が長期間来なかったり、忘れていないか心配になった経験はありませんか？
こんにちは。たぬきちです。この記事では社内で催促メールをやんわり作成する方法をお伝えしていきます。
催促メールを送る時に「早く送ってよ！！」と感情的になるのもわかりますがメール１つでギクシャクしないためにもやんわりと催促することが望ましいでしょう。
・催促メール前の確認事項
・社内・社外用の催促メールテンプレート
・シーン別催促メールのテンプレート
催促メールの前に確認しておくこと
まず初めに催促メールをする前に確認しておくべきことがあります。
・前回のメールを送信した日時
・メールが相手に届いているか
通信環境が悪く、相手にメールが届いていない場合やメールが下書き保存した状態のままで送信されていなかった可能性もあります。
まずは自分に非がないかをしっかり確認しておくことが大切です。
また、日中の余裕のある時間帯に返信してもらうため、催促メールは”午前中”に送りましょう。
催促メールは一度使用したテンプレートを用意しておき、催促事項に合わせて作成することで業務の効率化にも繋がります。
丁寧な催促メールのテンプレート
社内催促メールのテンプレート
【件名】※至急ご返信願います ◯◯の件について
【本文】
◯◯部長/◯◯様/関係者各位
お疲れ様です。△△部 ◯◯です。
「先日、◯◯の件で一度ご連絡のメールをお送りしていると思います。
期日が××月××日ですので □□月□□日迄にご確認いただき、ご連絡お願い致します。」
また、ご不明点や不備などございましたらお伝えください。
お忙しいところ恐れ入りますがよろしくお願い致します。
複数の方に催促メールをする場合は”各位”を使いましょう。
催促メールを作成する場合、件名の冒頭に「※ご確認」や「※至急ご返信願います」などをつけるとより目につきやすくなります。
社外催促メールのテンプレート
【件名】※至急ご返信願います ◯◯の件について
【本文】
◯◯株式会社 ◯◯部 ◯◯様
お世話になっております。△△部 ◯◯です。
「先日、◯◯の件で一度ご連絡のメールをお送りさせていただきました。
期日が××月××日ですので □□月□□日迄にご確認いただければ幸いです。」
また、ご不明点や不備などございましたらおっしゃってください。
本メールと行き違いで連絡をいただいておりましたら申し訳ありません。
お忙しいところ恐れ入りますがご返信よろしくお願い致します。
催促メールの使い分け【シーン別】
シーン別で催促メールを使い分けましょう。
「日程調整の催促・仕事の依頼催促・書類や請求書の催促」
の３つのシーンの催促メールのテンプレートをご紹介します。
スケジュールや日程調整の催促メール
先日のメールにてご連絡させていただきました
◯◯の日程調整の件ですがご都合いかがでしょうか。
もし、よろしければ候補日をいくつかご提示していただければと思います。
お忙しいところ恐れ入りますがご連絡よろしくお願い致します。
仕事依頼の催促メール
先日は◯◯プロジェクトの打ち合わせに際してご足労いただき、
ありがとうございました。
◯◯プロジェクトの案件を弊社で少しずつ進めていくため
お忙しいところ恐縮ではございますが
先日△△様にご依頼していたお見積書の作成よろしくお願い致します。
書類や請求書の催促メール
××月××日に請求書の送付のお願いをしたのですが、
弊社で受理が確認できておりません。
念のためメールを再送いたしますので、ご確認していただけると幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ではありますが
◯月○日までに頂戴できますでしょうか。
すでにご送付いただいている際は、何卒ご容赦ください
もしも催促のメールをもらったときは？
もし、自分が催促のメールをもらったときは速やかに返信を行いましょう。
人間ですから当然忘れることもあります。
ひとこと文頭に謝罪の文面を加えるとより丁寧な返信になります。
相手側の気持ちを害さず催促メールに対してはスピーディーに対応しましょう。
すぐに回答できる場合
ご連絡いただいておりました◯◯会議について
ご返信できておらず大変申し訳ございません。
◯◯会議についての希望日程は20××年××月××日です。
お手数おかけしますがどうぞよろしくお願い致します。
すぐに回答できない場合
ご連絡いただいておりました◯◯の件について
ご返信できておらず大変申し訳ございません。
現在、関係者の方にご確認しております。今週中には◯◯の件について
回答できると思います。お急ぎのご連絡で大変恐縮ではございますが
どうぞよろしくお願い致します。
まとめ
いかがだったでしょうか。
ビジネスで催促メールをやんわり作成するためにテンプレートをご紹介しました。
催促メールもやんわりとスマートに送れるとビジネスパーソンとしてかっこいいですよね＾＾
催促のメールを作成する時でも安易に考えず、受け取る側の気持ちを考えることが大切です。
「面倒だからパパッと送ろう！」
「とりあえず催促しておけばいいか・・・」
という気持ちでは受け取る側の気持ちを損ねてしまいます。
特に客先の方や目上の方に催促メールを送るときは気をつけてくださいね。
