仕事で役立つこと

仕事を断る時は3つのスマートやりとりで負担を減らそう!

新卒の方や入社年数が浅いと頼まれた仕事をなかなか断れないことってありませんか?

めんどくさい仕事だったりやりたくない仕事だったり。仕事を断るには勇気も必要でなかなか言い出せなかったりしますよね。

この記事は上手に仕事を断るポイントをまとめているのでスムーズにお互い嫌な気持ちにならずに仕事を断ることができます。

僕は新入社員の頃に仕事の断り方には悩むことも多かったので試行錯誤を重ねてきて今は気持ちに余裕をもって仕事を断ることができるようになりました。その経験の側面からお伝えしていきます。

この記事の全体像

・仕事を断る人の心理

・仕事を断るための3つのスマートポイント

・【テンプレあり】仕事を断る2種類のメール

・どうしても仕事を断れない方へ

たぬきち
たぬきち
仕事を断るための3つのポイントでスムーズで気持ちの良く仕事を断ることができるようになるよ!

仕事を断る人や部下はどう思われる?

仕事を断る人や部下はどのように思われる可能性があるのでしょうか?

仕事を断る側の気持ちとして下記の3つが考えられます。

・嫌われる

・仕事をもらえない

・ハラスメントを受ける

それぞれ詳しくみていきましょう。

嫌われる

仕事を断ると嫌われると思われる方は一番多いのではないでしょうか。

普段から頻繁に仕事を断っている人や上司から嫌われても気にしない鋼のメンタルの方は問題ないでしょう。

しかし、日頃から仕事をなかなか断れない人は嫌われるのではないかと思ってしまいますよね。

仕事をもらえない

自分が仕事を断ったことにより、上司から仕事をもらえない可能性を考えてしまいます。

上司
上司
仕事を断った奴には仕事をやらん!
社員
社員
仕事を断らなければよかった・・・。

仕事をもらえないと今後の自分の成長や上司とのやりとりもやりにくくなってしまいます。

ハラスメントを受ける

仕事の断り方次第ではハラスメントを受ける可能性が高いです。

例えば、「無理です。」「できません。」などストレートに仕事を断る場合です。

仕事を断ってから数日後に

上司
上司
みんな聞いてくれ!あの部下は仕事を断るサボりだ!!

なんて言われたらとんでもないですよね。

仕事の断り方はとても大切なので次の見出しで詳しくご紹介します。

まとめ

これら3つの共通点は全てマイナス要素であり、最悪の場合はコンプライアンス違反(法令遵守違反)に該当します。

そうすると悪いのは上司や企業側になります。”仕事を断る時にどう思われるか”は自分が心配しすぎな部分もあるので気にしすぎる必要はありません。

仕事を断るときに大切な3つのポイント

仕事を断る時にはどのように断るのがベストなのでしょうか?

1番大切なのは相手にも気遣いをして気持ちよく断ることです。

気持ちよく仕事を断るために大切な3つのポイントは

・仕事を断る勇気をつける

・仕事を断る理由を考える

・仕事を断るときの言い方を考える

上記の3つです。順番に見ていきましょう。

仕事を断る勇気をつける

自分の仕事量をしっかりと把握していてうまく断ることができる人は問題ありません。

ですが話しにくい上司や新卒の立場としてなかなか仕事を断れない人も居ますよね。僕もその一人です。

そのときには仕事を断る勇気をつけます。

依頼された仕事に対して申し訳ないと思わないことです。

例えば10個頼まれた仕事を全部断ると当然上司や取引先の方も

え?・・・

となってしまいます。

そこで9個頼まれた仕事を引き受けて1個の仕事を断る。

これって仕事を断る上でハードルが低いと思いませんか?

社内でも取引先が相手でも使えます。

仕事を断る勇気がない人は今まで頼まれためんどうな仕事ややりたくない仕事のカウントをしておくと良いでしょう。

たぬきち
たぬきち
10個の仕事を頼んでおいて1個の仕事を断ると怒る上司はかなり少ないと考えられるよね。人間の心理効果を使っているよ!

仕事を断る理由の考え方【例文あり】

仕事を断るときは明確な理由を考えておく必要があります。

仕事を断りたいときの主な理由は

・「今は忙しい」

・「やりたくない仕事・面倒な仕事」

・「無理難題な仕事」

この3つです。

いずれの時も仕事を断る時には理由を明確にしておく必要があります。

ただ忙しいから。ただやりたくないから。という仕事を断る理由なしに返答すると

上司
上司
忙しいのはみんな同じだ!やりたくないのはただのわがままだ!

と思われてしまうわけですね。

なので、忙しい場合の仕事を断る理由テンプレートを作りました。

忙しい場合の仕事を断るテンプレート

○○部長。××のお仕事をご依頼いただいたのですが大変申し訳ありません。

現在、○○の仕事と△△の仕事、そして先ほど入ってきた□□の仕事があります。

○○の仕事は3時間、△△の仕事は1時間、□□の仕事は30分かかると予想されていますので××の仕事は難しいです。

××の仕事が第一優先であれば○○の仕事を他の方に手伝っていただきたいと考えております。

仕事を断るテンプレートでは仕事にかかる時間が詳細に明確化されているので上司にも伝わりやすいです。

また、最後に提案を入れることで他の人に仕事を振ってくれる可能性が出てきます。

仕事を断るときの言い方

仕事をことわるときの言い方は「基本は低姿勢。時には強気で」がとても大切です。

上司や取引先など対等な方若しくは自分よりも目上の人から仕事依頼が来る場合が多いので基本は低姿勢を心がけましょう。相手の気分を損ねないためです。

NGなのは初めからストレートに

できません!

ということです。

ただし、基本の低姿勢で仕事を断り続けていると相手側が強気で来る場合があります。

極端な話、

「低姿勢ばかりの曖昧な断り方をしているから強気でキレ気味で言ってやろう」

なんて取引先も居るわけです。

そこで考えたいのが「仕事の無理難題は無理です。」と時には強気で姿勢で仕事を断ることです。時には強気で断る姿勢も大切ですね。

無理仕事を引き受けてしまうと自分や周りの人にも今以上に迷惑がかかってしまうので。

たぬきち
たぬきち
基本は低姿勢。時には強気で!を心がけて仕事を断ろう!

【テンプレあり】仕事を断る2種類のメール

取引先やフリーランス、上司の方の案件をメールで仕事を断ることもあります。

そこで仕事を断るメールのテンプレートを2つご用意しました。

取引先やフリーランス

件名: ○○案件オファーについて

株式会社 ○○
○○部 ○○ 様

大変お世話になっております。○○株式会社 ○○です。

この度は○○案件のオファーをいただきまして誠にありがとうございます。

今回ご依頼いただきました「○○案件」についてですが、現在、弊社予算の関係上大変難しくなっております。

せっかくのご機会を頂いているのにも関わらずご要望にお答えできず大変申し訳ありません。

何卒ご理解、ご容赦いただければ幸いです。

今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。

○○株式会社 ○○部 ××

たぬきち
たぬきち

・件名は短くすぐわかるように書く

・連絡頻度が高い取引先には序文の自分の名前は書略

・「慎重に検討したが難しかった」と誠意を伝える

以上のポイントを意識して書こう!

上司

件名: ○○日締めの会議資料作成について

○○ 部長

お疲れ様です。 ○○部 ○○です。

先日お声がけいただきました会議資料作成の件ですが

大変恐縮ではありますが只今いくつもの仕事に追われておりまして○○日締めが厳しい状況です。

○○日締め日とご連絡をいただいておりましたが

××日ですとご提出することができます。

お取り計らいの程、よろしくお願いいたします。

たぬきち
たぬきち

・仕事を丁寧に断る

・二重敬語を使用しない

・仕事の提案をする

上記3つのポイントを意識しておこう!

そのまま上司の仕事を断ると負担が減るけど提案してあげると誠意がでるから仕事の評価があがるよ!

敬語に関しては下記の記事も参考になりますのでどうぞ。

5つの敬語の種類と使い方を学んで恥をかかない社会人になるためにこの記事は5つの敬語の種類と使い方について説明しています。社会人で間違った敬語を使う方は非常に多いです。恥をかかないようにビジネスマナーの基本である敬語の種類と使い方を身につけていきましょう。...

どうしても頼まれた仕事を断れない方へ

どうしても頼まれた仕事を断れないという方も居ますよね。

今まで頼まれた仕事をいきなり断ってしまうと

上司
上司
いきなり仕事を断るようになったな・・・。

と上司に思われてしまいます。

そこでどうしても頼まれた仕事を断れない方の対処方法は自分の仕事を効率化して頼まれた仕事に余裕を持つことです。

でないとどんどん頼まれて・・・挙げ句の果てパンクしてしまう。なんて事態が起こります。

少しずつやんわり断れるようになるまでは自分自身の気持ちにも余裕を持つことを心がけましょう。

仕事の効率化に関しては下記記事が参考になりますのでよければどうぞ。

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まとめ:仕事を断る権利はあなたにある

仕事を断る権利はあなたにあります。

仕事を断るために大切な3つのポイントを意識して状況に応じて断りましょう。

仕事を断ることは勇気が必要です。上司や会社にどう思われるかも気になります。

それよりも大切なのは仕事を断れなかったときの自分への負担仕事を引き受けすぎてパンクして周りに迷惑がかかることです。

どうしても仕事が多い時は周りを頼ってください。

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