「仕事でわからないことが聞けない・・・」
「上司が忙しそうでなかなか仕事でわからないことを話し出せない・・・。」
仕事でわからないことがありスムーズに聞けずに辛い思いをしたことがある方も多いのではないでしょうか。
仕事のことについて質問しようにも相手側が忙しかったり機嫌が悪かったりすると気を遣ってしまいますよね。
・仕事でわからないことを聞くための6つの手段
・仕事でわからないことを聞く2つのメリット
・わからない仕事に上司が答えてくれないワケ
・仕事でわからないことを聞いてはいけない場合
・わからない仕事の放置は3つのリスクに
この記事を読むと仕事でわからないことがあった時にスムーズに聞くことができるようになります。
順番に見ていきましょう！
仕事でわからないことを聞くための6つの手段
仕事でわからないことがあるとどうしても相手のことを伺ったり、気を遣ってしまったりしまいますよね。
仕事でわからないことを聞くときはスムーズに短時間で終えることを心がけておきましょう。
わからないことを事前に整理する
仕事でわからないことを聞く前に質問する内容を短く整理しておくことが大切です。
上司も忙しい場合が多いですから出来るだけ手短に終わらせたいはずです。
ちょっとしたことですが上司の時間をいただいているということを念頭におき、できるだけスピーディーに済ませることを心がけましょう。
わからないことを聞きやすい人に質問する
直属の上司や、部長、専務クラスになると・・・役職の差があったり性格の差があったり・・・。聞きづらいことってありますよね。
どうしても質問しずらい時には人選び。
聞きやすい人に質問することで自分へのききづらいという負担を減らすことができます。
ただ、注意しておきたいことが1点あります。
・自分が質問する仕事に関して詳しい人かどうか
聞きやすい人だからと仕事に詳しくない人に質問しても解決しない可能性や自分のスキルアップにつながらない場合がありますので気をつけておきましょう。
上司の時間が空いてるか尋ねる
仕事のわからないことを聞くために時間を要する場合、上司への空き時間の確保をあらかじめ行なっておきましょう。
2〜３分で解決する質問であれば状況を確認してから問いかけても良いでしょう。
しかし、わからない質問に対して時間を要する場合には計画的に時間を確保してもらうように上司に伝えておくことが大切です。
上司だからと遠慮しない
「上司に色々と聞いたら迷惑かな・・・。」
「上司だから気を遣う・・・。」
上司だからとわからないことを聞かずに遠慮していてはいけません。
上司は部下から質問があるのを待っています。一歩踏み出して質問してみましょう＾＾
メモをとりながら質問する
仕事でわからないことを聞く時にメモを取りながら質問することが大切です。
その理由は２つあります。
・手を動かすことで仕事の内容を学ぼうという真剣さが伝わる
・質問したことを記録に残すので忘れない
メモをしっかりとっていると上司からの評価アップにも繋がりますよー＾＾
わからないことを聞きやすい環境を作る
仕事でわからないことを聞くためには”質問しやすい職場環境を作ること”を始めていきましょう。
”質問しやすい職場環境を作るための方法”は３つのステップで作ることができます。
①職場の人に積極的に話しかける
②日常会話でコミュニケーションをとる
③職場の人とより仲良くなる
まず最初に、職場の人に積極的に話しかけましょう。すれ違いの時に「おはようございます！」と一声かけるだけでも全然違います。
次に日常会話でコミュニケーションをとっていきましょう。仕事やプライベートの会話、雑談など日頃から「1日１声かける」と親近感が湧いてきます。
仕事上でコミュニケーションとっていると「今度一緒に飲み会にいこう！」や「今度一緒にご飯行かない？」などとプライベートで食事や飲み会にいくことがでてきます。
プライベートでご飯にいくと仕事で忙しいこともなく気軽に質問するができますし、仕事の悩みも話すことができます。
下記記事にてコミュニケーションを取るコツをご紹介しているので参考にどうぞ。
https://tanukichiblog.com/communication-in-office/
仕事でわからないことを聞く２つのメリット
仕事でわからないことを聞くと２つのメリットがあるんです！
それは「質問力が鍛えられる」ことと「仕事力がアップする」ことです。
質問力が鍛えられる
質問力が鍛えられるとはより短い時間で具体的な質問ができるようになるということです。
具体例を出すと
例）◯◯課長、お時間よろしいでしょうか。自社商品の清掃道具についてお客様にお伺いしたところ、少し重いそうで・・・お客様に商品が合ってないそうです・・・。他に自社商品でおすすめできる商品はありますか？
という様な具体的かつ簡潔な説明ができますね＾＾
仕事でわからないことが抽象的な質問だと質問される側も答えづらい場合もあります。
わからないことを聞く時に文章を整理して質問力を鍛えていきましょう！
仕事力がアップする
仕事でわからないことをどんどん聞ける人は仕事力がアップします。
当然他の人よりも仕事の知識が増えますよね。
逆に質問をしない人は
・「仕事に熱心じゃないな・・・。」
・「疑問に思うことはないのか？」
・「他の仕事の知識を学ぶ意欲はあるのか。」
などと思われる可能性があります。仕事の全てを理解していて質問をしないのは問題ありませんが、少しでもわからないことがあれば進んで質問するようにしましょう！
「わからない仕事」に上司が答えてくれないワケ
上司がわからない仕事の質問について答えてくれない理由が３つあります。
・自分自身で仕事の問題解決をして欲しいから（スキルアップ）
・当たり前のことを教えるのが面倒だと思っているから
・上司から嫌われているから
仕事の質問に答えてくれない場合、”自分自身で問題解決をしてほしい”と思っている上司がいます。これは問題解決する力をつけて欲しいと思っているからです。
いじめられていると思わずに解決の糸口を自分で探していきましょう。
当たり前すぎることを教えるのが面倒だと思っている上司にわからないことを質問しても答えが返ってこない場合は同僚や別の上司に相談することで解決する場合もあります。
最後は個人的にあまり考えたくない原因ですが”上司から嫌われているから”です。過去にトラブルがあったり、性格の不一致などが考えられます。
今後の人間関係を良くしていきましょう。
仕事でわからないことを聞いてはいけない場合
仕事でわからないことを聞いては行けない場合が４つあります。
相手側の機嫌を損ねる可能性もありますので気をつけてくださいね！
それぞれ解説していきます＾＾
忙しそうなとき
これが1番わからないことを聞いてはいけない場合です。
他の仕事で忙しそうな時にわからないことを質問することはやめておきましょう。
仕事には優先順位がありますので、忙しいときは見ての通り緊急性のある仕事をしているか、納期に間に合わないなどの理由がある可能性が高いです。
最近の言葉でいうとKY（空気読め）という感じになってしまいます＾＾；
ですので「忙しそうだなー・・・」と感じたときは少し時間を空けるか質問をメモしておき、落ち着いてから質問しましょう！
話しかけるなオーラが出ているとき
怒っていたり、忙しそうだったり態度に出す人もいればそうでない人もいます。
例えば無言になるタイプです。
そんなときも同様に仕事でわからないことを聞くのはNGです。
相手の表情や普段の言動をよく観察しておくことで”違和感”を感じるようになれますので日頃から注意して行動観察をしておきましょう。
感情的になっているとき
上司が怒っていて感情的になっている場合も少し時間をあけましょう。
取引先に怒っているときや他の部下に怒っているときに仕事のわからないことを質問してしまうと飛び火を受ける場合があります。
感情をしっかり整理できる上司ならば問題ありませんが、八つ当たりをする上司には注意が必要です。
上司の性格に応じて判断することをおすすめします。
他の人と話しているとき
他の人と話をしているときに割って入るのはよくありません。
よほど緊急時ではない限り、話に割り込まない様にしましょう。
他の人と話が長引きそうであれば、後でご連絡します等一言添えてその場を去りましょう。
緊急性の高い質問の場合は先に話をされている方に一言ことわりを入れてから話しかけるのがマナーです。
仕事でわからないことの放置は3つのリスクに
仕事でわからないことを聞かないでほっておくと取り返しのつかないことになることあります。
・仕事が遅れる
・ミスの原因に繋がる
・時間が経つと聞きずらい
上記３つについて詳しく解説していきます。
仕事が遅れる
わからない仕事を聞かずにほっておくとその後の仕事がどんどん遅れてしまいます。
１つの仕事がどんどん遅れていくと他の仕事にも支障がでるので、できるだけ早くわからないことを質問し解決することが大切です。
仕事のミスの原因になる
仕事でわからないことをほっておくとミスの原因になります。
例えば
建設業従事者がわからないことを放置し、家を建設したらどうでしょうか。
耐震などの安全性を知らずして建設してしまうと取り返しのつかない大惨事に繋がります。
小さな仕事のミスであれば社内で終息するかもしれませんが、規模が大きい仕事だと責任も大きくなりますので仕事1つでもわからないことがあれば放置せずに聞くようにしましょう。
時間が経つと聞きにくい
いきなりですが質問です。
・新入社員が上司に仕事の基本を聞く
・５年のベテラン社員が上司に仕事の基本を聞く
上記２パターンのうちどちらが聞きづらいですか？
当然、５年のベテラン社員の方ですよね。
わからない仕事をそのままにしておき気がつけば1年、２年がすぎてしまう。
結果的に仕事についてわからないことを聞きづらい状況に繋がるのです。
未然に聞きずらい状況を作るのを防ぐため業務に携わる経験や期間が浅いうちにわからないことは聞くことを徹底しておきましょう！
まとめ：仕事でわからないことはすぐ解決！
仕事でわからないことがあった場合はすぐに解決することが大切です。
わからないことを放置しておくと重大事項に繋がったり聞きづらくなってしまいます。
できる限りその場で解決し、知識や経験を自分のものにしてスキルアップを目指していきましょう。
仕事でわからないことだらけの上司になるのは嫌ですよね。
知識と経験が豊富な上司になれるように仕事でわからないことはすぐ解決して自分が納得するまで聞き込みをしていきましょう。
