仕事で役立つこと

【仕事効率化】面倒な業務をパッと終わらせる10のコツ

「仕事の効率化をして業務を早く終わらせたい。」

仕事をしている多くの方はこのような悩みを抱えていますよね。

この記事を読むと仕事が遅い人から仕事が早い人へスキルアップすることができます。

なぜなら僕は接客業で”仕事が早い人”だと当時の仕事が早い店長に認められた経験があるからです。

記事の全体像

・仕事効率化ができている人の特徴

・仕事効率化ができていない人の特徴

・仕事効率化するためのポイント

たぬきち
たぬきち
仕事効率化ができる人だと上司に認められてモチベーションをアップさせよう!

仕事効率化ができている人の4つの特徴

仕事への着手スピードが早い

仕事の効率化ができている人は仕事への着手スピードが早いです。

というのも考えている時間も無駄にせず仕事を少しでも終わらせようとするからですね。

例えば

・自分が嫌いな仕事

・時間がかかる仕事

このような仕事の場合は時間がかかるから仕事を効率化する方法を考えたり、自分が嫌いな仕事だから嫌だなぁ・・・と考えている時間が出てきます。

考えている時間こそ無駄な時間です。

仕事の効率化ができる人は仕事に着手しながら常に早く仕事を終わらせる方法を考えています。

仕事の進捗管理ができている

仕事の効率化ができている人は進捗管理がしっかりできています。

進捗管理ができていないと仕事がスムーズに進んでいるか不明確だからです。

具体的に仕事の進捗管理ができているかを確認する方法は進捗状況を確認しておく日を設けることです。

例えば

5/1に新しい資料作成の仕事を依頼され、5/14までに終わらせないといけない場合、

5/7に仕事の進捗管理を行う様にします。すると5/7の時点で資料作成の仕事が半分以上終わっていれば残りの1週間で余裕をもって終わらせることができますよね。

このようにわざわざ仕事の進捗状況を確認しておく日を設けておくことで仕事の現場把握ができます。

たぬきち
たぬきち
仕事ができる人がこまめに「仕事どんな感じ?」と聞いてきてくれる理由がココにあったんだね!

締め切りから逆算をしている

仕事の効率化ができている人は仕事の締め切り日からしっかりと逆算しています。

仕事の締め切り日から逆算することで1日あたり、もしくは1時間あたりにこなす仕事の量が把握できるので取組む仕事が明確化できます。

分かりやすくマラソンの例で2つのパターンに分けて考えてみましょう。

【制限時間:180分 ゴールまでの距離:42.195km】

・マラソン選手Aがゴールまでの距離を知らずに走り始める。

・マラソン選手Bがゴールまでの距離が42.195kmと知っていて走り始める。

マラソン選手Aは制限時間24時間というのは知っていますが、「前半をどれくらいのペースで走れば良いのかな?」「後半の距離はどれくらいなんだろう・・・」とゴールまでの距離が分かっていないと目安が立てづらいですよね。

一方マラソン選手Bの場合がゴールまでの距離は約42kmだから前半90分で21kmのペース・・・。約30分で7kmだ。これを目安にして走り出そう。と考えることができます。

たぬきち
たぬきち
仕事でも締め切り日と残り時間の大枠から逆算すると時間あたりの仕事量が明確になるよ!

仕事を部下や同僚に振る

仕事の効率化ができている人は仕事を部下や同僚に振ることが自然に出来ています。

仕事を部下や同僚に振ると自分への負担が減りますので自分の仕事効率化ができます。

しかし!注意しておいて欲しいのが部下や同僚に仕事を振ると自分の仕事の効率化は出来たとしても部下や同僚の意仕事効率は当然落ちるのです。

仕事を部下や同僚に振るのは自分の仕事がどうしても間に合わない緊急性や重要性の高い場合のときに行いましょう。

自分の仕事を楽したいからと仕事を振り続けていると「仕事しない人」「仕事を振るだけの人」という悪いイメージがついてしまいます・・・。( ̄▽ ̄;)

仕事効率化ができていない人の6つの特徴

仕事にこだわりすぎ

仕事にこだわりすぎている人は仕事の効率化ができていません。

少し厳しい意見になるかもしれませんが余計な仕事に時間を使っているからです。

確かに仕事にこだわるのはとても大切なことです。

料理職人さんであれば料理の味付けにこだわりをもっていたり、工芸職人さんであれば自分が納得のいかない商品はボツにしたり。

こういったこだわりを言っているのではありません。

例えば

上司
上司
明日、スムーズに使える様に工具箱を整理しておいてくれ!

と上司から頼まれた時に

社員
社員
工具箱の整理か。工具を拭いて。工具の並べ方はどうしようかな。右がペンチの方がいいかな?いや左の方がいいかな。やっぱり右側にドライバーを置いておこう。

このように「あーでもない。こーでもない。」と工具箱の整理にこだわりすぎている場合です。

他の自分の仕事の方が重要なのに結局時間を無駄にしているケースです。

仕事へのこだわりは大切なことですがこだわりすぎは逆に仕事効率が悪くなってしまいますので注意しておきましょう。

仕事にかかる時間を意識していない

仕事の効率化ができていない人はマイペースに仕事をしていることが多いです。

仕事にどれくらいの時間がかかるかを意識していないので仕事の効率化を考えていません。

「(マイペースに仕事をしていて)あぁ〜今日も終わり。」っていう人・・・。(笑)

職場にこういう方一人は居ませんか?

どの職種や職業にも言えることですが仕事は時間との勝負。

限られた時間内に仕事を終わらせなければなりません。

仕事にかかる時間を意識するかしないかでその日の業務量に差が出てきます。

仕事を効率化できていない人の典型的な例だと言えるでしょう。

目の前の仕事を意識しすぎている

仕事効率ができていない人は目の前の仕事を意識しすぎています。

つまり目の前の仕事を意識しすぎて他の仕事への時間配分や優先順位がおろそかになっているということです。

新入社員の方や部下の方に多い傾向があります。僕が新入社員の時がそうでした・・・。

上司が見ている状態で他の仕事の時間を気にしながらなんて難しいですよね(笑)

仕事の全体像が見えてきたり、少しずつ年数を積んで仕事に慣れてくれれば目の前だけの仕事だけでなく他の仕事への配慮もできる様になってきます。

新入社員や転職すぐで仕事に慣れていないと仕事の効率が悪い人になっても最初は当然だと言えますね・・・。

たぬきち
たぬきち
今後は少しずつ仕事の視野を広げて行こう!

仕事の前後の理解不足

前後の仕事とは自分仕事を基準にしてどのようなことをしているかです。

例えば、製造業であれば

自分より前の工程:アメを袋詰めしている

自分の工程:袋詰めが終わったアメを10個箱に詰める

自分より後の工程:箱に詰めたアメの個数を確認して蓋をする

このようにラインごとに行っている仕事が割り当てられています。

仕事の前後が理解できていれば

自分の工程でアメを10個箱に詰める場合、自分より後の工程の人が数えやすい様に箱の中で綺麗に並べたり、アメ10個箱に詰めるのが終わっているから前工程のアメの袋詰めを手伝う。

このように職場全体の仕事効率を上げることができます。自分の仕事だけをしていて仕事の前後を理解していないと職場全体として仕事の効率化ができていない人なのです。

仕事への意識が低い

「仕事への意識が低い」のは仕事への考え方の問題です。

当然仕事への意識が低いと仕事効率も落ちてしまいます。

本気で今の仕事を効率化しようと色々と考えていますか?

YES!と言えなければ仕事への意識が低いです。

仕事効率を高めるための考え方は

「その仕事をもっと早くする方法はないのか?」

ということを自問自答して考え続けることです。

間違ってはいけないのが仕事の手を抜いて早くするのではありません。

常に仕事の効率化について頭の中で考えていると

「こうした方が仕事が早く終わりそう。一度やってみよう」

という考えになります。

たぬきち
たぬきち
一度試してみて従来よりも仕事効率が上がればOK!仕事効率が下がれば従来通りに戻そう!

上司からの仕事を抱え込みすぎる

「上司からの仕事ってことわりずらいですよね・・・。」

僕もその気持ちは非常に共感できます。

上司から仕事を引き受けすぎて抱え込みすぎてしまうと自分が思っている以上に仕事が手に負えなくなる場合があります。

自分だけで仕事が手に負えなくなると・・・

・上司や周囲の人にも迷惑がかかる

・結局自分だけではどうにもならないので仕事を手伝ってもらう

このような状態が想定されますよね。

つまり結局は手伝ってもらわないといけなくなり、迷惑がかかってしまうのです。

だとすればあらかじめ仕事が厳しいことを上司に伝えておけば、上司から別の部下に仕事を振ったりしてもらえる可能性も出てきます。

大切なことは自分ができる仕事の量を把握しておくことです。

仕事を抱え込みすぎてパンクするとかえって仕事の効率が落ちてしまうので注意が必要です。

仕事の効率を上げるために大切な10のポイント

仕事の全体像の把握と小分け

まず初めに仕事の全体像を把握するポイントは仕事の目的から逆算することです。あまりイメージが湧かないと思うので僕が飲食店で経験した具体例を出して説明していきます。

飲食店で料理をお客様に提供するのが店舗内のスタッフの仕事です。

つまり目的は料理をお客様に提供し終えることです。

お客様が帰るまでを逆算すると

・お会計をする

・できた注文を提供する

・オーダーを作る

・お客様からのオーダーをもらう

大きな目的から小分けされた仕事に分解することで仕事内容が明確化できます。

そして明確化仕事を”どれくらいの時間が必要か”ということを考えていきます。

1つの作業にかかる時間やお客様に対応する時間がわかれば尚良しです。

時間管理ができていると次に行う仕事や時間に余裕がなくなることが少なくなります。

万が一トラブルが起こった場合なども仕事の全体像を把握していれば仕事を助け合うこともできますよね。

マルチタスクを行う

マルチタスクが苦手な人は仕事の効率化が出来ていません。

マルチタスクを行うことは仕事を効率化に大きな影響を与えます。

ではマルチタスクの一例を出してみましょう。

仕事A:最初10分必要・30分で仕事が終わる

仕事B:最初5分必要・30分で仕事が終わる

※仕事A・Bの両方を一人でこなすものとする

この場合、あなたならどちらの仕事から着手しますか?

Bから始めるのが正解です。2つの仕事終わり時間に差が出ます。

文章で説明するのが難しいので2つのパターンの図解を載せておきますね!すこし見えづらいですがすいません・・・。

上記は一例ですがマルチタスクを行う場合は必要時間を考えて図式化することで

より仕事の効率化が見込めます。

ただし、マルチタスクにはデメリットもあります。

マルチタスクをこなしすぎると仕事が中途半端になることです。

本来、マルチタスクを行わずに1つ仕事に集中していればその仕事は終わっているはず。

だけれどもマルチタスクで効率化をやりすぎたために全部仕事が中途半端になってしまった・・・。

これはよくある話です。

マルチタスクは慣れている人はともかく、頭で考えるのは難しいのでまずは自分の仕事の中でできる範囲から取り組んで仕事の効率化をすすめていきましょう!

業務のフローチャートやマニュアルの作成

業務をフローチャート(全体が見える様に図式化)することに加えてマニュアル化することは仕事効率をアップさせます。

自分ができる仕事ならばフローチャートやマニュアルは必要ありません。

ですが自分が欠勤した時や自分の業務を全く知らない人に仕事をやってもらうときにフローチャートやマニュアルがあると仕事を教えるのも楽になります。

また自分だけでなく、相手側にとっても図式化した説明書があればとてもわかりやすいというメリットがあります。

プラモデルの取扱説明書をイメージしてもらえるとわかりやすいと思います。

取扱説明書1枚でプラモデル完成までのマニュアルがあるので誰でも組み立てができる様になっていますよね。

たぬきち
たぬきち
最初は時間がかかるけどフローチャートやマニュアルは1つ作成しておくと何度も使えるから仕事効率アップにおすすめ!

仕事の集中できる時間帯の把握

仕事の集中できる時間帯の把握ができていますか?

脳が最強に働く時間帯は1日のうちに2回あります。

 

・朝6:30に起床してから10:00までの間

・夕方16:00から夕食までの間

出典:ダイアモンドオンライン

2つの仕事の集中できる時間を把握しておくかどうかで仕事の効率が変わってきます。

午後の昼食後は眠くなるので事務処理や書類整理など単調な作業は午前中に終わらせて昼食後は実務仕事をメインに行うのが良いでしょう。

また、昼食後15分間の仮眠をとることも効果的だと言われています。

15分以上の仮眠はかえって逆効果になりますのでその点注意しておきましょう。

会議や打ち合わせの時間管理を徹底する

会議や打ち合わせの時間が仕事効率を下げていることもよくあります。

会議や打ち合わせで決められた時間から30分もオーバーしてしまった・・・。

なんて経験をした方も多いのではないでしょうか。

僕も会議や打ち合わせで時間オーバーを経験したことがあります。なんて無駄な時間なんだと思っていました。(笑)

この場合の解決策は会議や打ち合わせの時間管理を徹底しましょう。

具体的な方法としては

・会議の進行役を決める

・会議時間の設定時間の5分前までに終わる

・時間になったら会議を必ず終える

僕の会社ではプロジェクトの会議1ヶ月に1度開催されます。僕はそのプロジェクトの会議進行役を行なっています。自分が会議を進めていくわけですね。

進行役を決めておくと時間管理がとてもしやすいです。

内容として

・前月度のプロジェクト報告・取り組み結果(20分)

・次月度の取り組み内容の決定(30分)

・質疑応答(5分)

合計1時間

このような感じで時間配分がある程度明確化されているので5分前には会議が終わることができます。

進行役として各項目ごとに時間をチラッと見ながら時間管理をしています。

もしも会議の人数が多い場合は質疑応答時間は長くなる傾向がありますので次月度の取り組み内容を2〜3分短縮しようと考えることができます。

1ヶ月に5分の時間短縮が年間で計算すると1時間短縮することができます。1時間の時間短縮は仕事をする上で大きな割合を占めますよね。

進行役や時間配分を決めずにダラダラ会議をしているとかなりの無駄な時間を過ごしているということになります。

たぬきち
たぬきち
自分が進行役でない場合は会社全体で会議についての決まりを作ってもらおう!

仕事の判断スピードを上げる

仕事量が多くなってくると

・「どの仕事から着手したらいいのだろう?・・・」

・「もう仕事量が多すぎて頭がいっぱい!!!」

このような事態が起こってしまいます。

その中で仕事の判断スピードを上げ、すぐに仕事に着手することで仕事の効率化が行えます。

管理職経験者の方は部下からの仕事相談を受けることが多く、仕事の判断スピードが早い方も多いです。

毎日決まって同じ仕事をするA→B→Cというサイクルがある場合に加えて優先度が高いD・Eの仕事が増えたとしましょう。

・Aの仕事20分→13分に効率化

・Bの仕事15分→12分に効率化

・Cの仕事30分→20分に効率化

・Dの仕事:10分 Eの仕事:10分 ←先にやる

この様に仕事全体がつかめており、なれていれば頭の中で計算することができます。

仕事への判断スピードを上げるには仕事の所要時間がより明確化されているものから逆算していくことです。かかる時間がわからない仕事は予測しかできません・・・。

また、普段日頃から仕事が増えた時に頭で考える癖をつけておくとより判断スピードを上げることができるので仕事効率化に繋がります。

仕事の見える化をする(to do リスト)

1日の仕事を見える化することで仕事の効率をあげることができます。

仕事の見える化は仕事の抜けを防止するためにto doリストを作成することです。

では具体的に仕事の見える化を行う方法をお伝えしていきます!

用意するものはスマホもしくはスケジュール帳があればOKです。

スケジュールが入った時点で予定が見える化できるようにすぐにスケジュール帳に書くこと。

締め切りが近い仕事や遠い仕事は問いません。

目的はパッと手帳を見た時に仕事にその日にする業務を忘れずに記入しているかどうかです小さな仕事でもひとことにまとめておくことが大切です。

「あっ・・・忘れてた・・・仕事の予定あったんだ・・・。」

この失言がその日の仕事を圧迫してしまう原因になります。

たぬきち
たぬきち
仕事の見える化は仕事を忘れないうちにこまめにおこなうことが大切だよ!

日頃から整理整頓をする

日頃からの整理整頓ができていない人は仕事の効率が悪いです。

僕の職場でよくある事例を1つご紹介します。

社内共同用の事務用品(シャーペン・ボールペン・穴あけパンチ・ハサミなど)が社内共有の引き出し(5段用)の中にあります。

ただし、置き場所が”棚の中”という抽象的な置き場です。

この時、急いでいる人や整理整頓ができていない人は別の引き出しに入れてしまったりします。

そうするとどうなるか。

・次の人が事務用品を使うのに時間がかかる

・自分も事務用品を使う場所を再度探す時間がかかる

上記のような事態が起こりますので仕事効率が悪くなり、次の人にも迷惑がかかります。

今回は社内で共通の部品の一例を出しましたが自分の身の回りの整理整頓でも同じことが言えます。

先ほど挙げた例の改善方法は”棚の中”という抽象的な場所ではなく”棚の二段目の左端はボールペンを置く”という具体的な場所を決めることです。

日頃から整理整頓をしっかりと行い、具体的な置き場所を決めておいて改善しておきましょう。

仕事の優先順位を考えている

仕事の効率化を考える上で仕事の優先順位を考えるのはとても大切です。

仕事の優先順位を理解しておくと後から慌てて緊急性のある仕事に取り掛かる必要がないからです。

以下に仕事の優先順位の考え方の表(時間管理マトリクス)をご用意しました。

geek様より引用

横軸:仕事の緊急度(左に行くほど緊急性が高い)

縦軸:仕事の重要度(上に行くほど重要度が高い)

となっており、自分の仕事の優先順位を振り分けることができる仕組みになっています。

仕事を客観的に判断することができるので重要度・緊急性の高い仕事から取組むことができますし、重要度・緊急度が低い仕事は無駄な仕事である可能性も高いため省くことができますよね。

このように自分の行っている仕事の優先順位分けをしておくことが自然とできる人は仕事の効率化ができている人だと言えるでしょう。

1分間瞑想をする

長時間仕事を続けていると集中力が低下します。

人間の集中力はもって45分だと言われています。

ですが、仕事中は45分後ごとに休憩できる職場ってまずないですよね(笑)

そこで1分間の瞑想を取り入れて集中力を高めましょう。

1分間瞑想法はどこでも誰でもすぐに取り組むことができるのでおすすめです!

1分間瞑想の手順

上記の手順で頭の中をリセットして集中力を高めることができます。

たぬきち
たぬきち
長時間の仕事で集中力が切れたら一度試してみてね!

「ポモドーロテクニック」で仕事効率化もアリ

ポモドーロテクニックとは?

ポモドーロ・テクニック(英: Pomodoro Technique)とは、時間管理術のひとつ。 1980年代にイタリア人のフランチェスコ・シリロによって考案された。

このテクニックではタイマーを使用し、一般的には25分の作業と短い休息で作業時間と休息時間を分割する。 1セットを「ポモドーロ」と呼ぶ。これは、イタリア語で「トマト」を意味する言葉で、シリロが大学生時代にトマト型のキッチンタイマーを使用していたことにちなむ。

wikipediaより引用

ポモドーロテクニックは25分の作業+5分の休憩が基本サイクルです。

次にポモドーロテクニックの手順を見ていきましょう。

ポモドーロテクニックの手順

 

①達成しようとするタスクを選ぶ
②キッチンタイマーで25分を設定する
③タイマーが鳴るまでタスクに集中する
④少し休憩する(5分程度)

ステップ2~4を4回繰り返したら、少し長めに休憩する(15分~30分)
ポモドーロの途中で急用が入りタスクが中断された場合は、そのポモドーロは終了とみなし、はじめから新しいポモドーロを開始する。

wikipediaより引用

上記のように25分という短時間で集中することで成果を一気に上げることができます。

5分休憩をとるのが職種によっては職場で取り入れることが難しい場合があります。

5分休憩を取り入れるのは一人で行う清掃・書類の整理・ごみ捨てなど比較的負担が少ない業務を行うことです。完全な休憩時間ではありません。

休憩時間で集中力を温存しておきましょう。

25分で仕事を終わらせないと行けないという時間設定と人間の集中力が発揮しやすい短時間というところの焦点を置いた手法です。

たぬきち
たぬきち
仕事をダラダラしてしまう人はぜひ取り入れてみよう!

まとめ

いかがでしたか。

・「仕事の効率化ができている人とできていない人の違い」

・「仕事の効率化を行うための10つのポイント」

についてご紹介しました。

仕事の効率化を行う前に仕事が遅い人の特徴と早い人の特徴の違いを知って仕事効率化の10つのポイントを実施していく。

そうすると周りからも仕事の効率化ができる人と評価されます。

業種や職種によって仕事内容は変わってきますが、今回ご紹介した仕事の効率化はどの業種や職種でも取り入れていただける汎用性の高いものとなっております。

あなたがこれから仕事を行う中でよりスムーズに業務が進む手助けになれば嬉しいです。

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たぬきち
ブラック企業を経験した20代ブロガー。 仕事で悩んでいる方や職場の人間関係で悩んでいる方に少しでも役に立てたら と思い、仕事で経験したことや学んだことを記事にしています。 ツイッターもやってるので気軽に仲良くしてください^^